Como reduzir os custos de viagem de funcionários?

Neste artigo, veremos algumas das soluções que podem modificar drasticamente o quadro de despesas finais de uma viagem, seja por meio do planejamento, de novidades do setor, de alternativas interessantes ou, ainda, de outras opções que apresentaremos. Confira a seguir.

Planejamento gera economia em viagem de funcionários

Este é talvez o ponto mais básico quando o assunto é viagem de funcionários. Sem o planejamento, não há como reduzir custos, já que tudo que é gasto às pressas, em caráter emergencial, tende a custar mais caro. A lição desse tópico é pensar à frente, com a mente voltada para o futuro, agindo sempre proativamente.

Nesse aspecto, é imperativo que faça-se uma ampla pesquisa via ferramentas de busca, portais da internet, que o responsável pelo planejamento ligue para os locais de hospedagem para procurar descontos, enfim, toda boa viagem, bem planejada e bem projetada, evita gastos de última hora – os grandes vilões de uma ação que fecha seus custos dentro dos valores previstos.

Além de hospedagem, passagens áreas são outro item que, se adquirido com antecedência, pode resultar em uma significativa economia.

O bom uso das novas tecnologias ajuda a reduzir custos

Hoje, não levarmos em conta as novas alternativas digitais para solucionar nossos problemas é perder uma boa oportunidade de economizar somas significativas. Alternativas de transporte são as primeiras a surgirem quando pensamos em novas tecnologias.

Agora, é, além de possível, muito provável que o uso de aplicativos de transporte proporcionem economias significativas nos custos de deslocamento. Se pensarmos com relação a um tempo não muito distante, no qual não existiam tais opções, podemos considerar inclusive que tornou-se mais barato deslocar-se entre diferentes pontos da cidade.

Já com relação à hospedagem, também existem sites e aplicativos que proporcionam opções. No próximo item, veremos mais dicas sobre isso.

Escolha apartamentos, não hotéis

Já pensou em trocar o hotel por um apartamento? A estimativa de economia com relação a hospedagens tradicionais é de até 50%. Além disso, essa modalidade pode oferecer um conforto bastante diferenciado para os funcionários em viagem, refletindo em sua satisfação com a empresa e em sua produtividade.

Em um apartamento locado por alguns dias, uma semana ou até por um período um pouco maior, os funcionários das empresas podem cozinhar suas próprias refeições, além de obter o conforto de uma casa temporária por alguns dias.

Esses apartamentos são geralmente mais cômodos do que os quartos de hotel e, ainda, oferecem mais espaços para convivência, um grande benefício caso estejamos tratando de uma viagem de um grupo de funcionários, que, assim, poderão usar esses espaços para conversar, planejar e até mesmo descontrair nos intervalos do trabalho.

Além disso, no caso dos grandes centros urbanos, como São Paulo, podemos ganhar inclusive quando à localização, já que o apartamento locado pode ser mais próximo de onde atuarão os funcionários, otimizando seu tempo durante a viagem de trabalho.

Coloque todas as despesas no papel

Como saber onde se está gastando mais e onde pode-se poupar? Só mantendo um claro registro das despesas de uma viagem de funcionários torna-se possível obter uma clara visão de como todo o planejamento feito está sendo aplicado na prática.

Nessa etapa, é possível identificar onde estão as falhas e os acertos de todas as fases anteriores, de planejamento e de execução. É aqui que os gestores das viagens de sua empresa poderão identificar o que deve ser repetido e o que deve ser descartado, além de verificar se os funcionários cumpriram com o planejamento que foi determinado.

Firme contratos e convênios para as viagens de funcionários

Se seguidamente seus funcionários vão para uma mesma localidade, é interessante que seja avaliada a busca por um convênio que estabeleça uma relação entre a empresa e a hospedagem, o transporte e até mesmo com os serviços de alimentação que serão utilizados com frequência pelos colaboradores.

Consultar os funcionários para verificar a sua satisfação com os serviços que serão utilizados também é fundamental, uma vez que, com o contrato firmado, dependendo da modalidade de convênio estipulada, esses serão os serviços que serão utilizados com frequência pelos colaboradores da sua organização.

Seja realista com os seus funcionários

Aqui tratamos diretamente da relação entre a gerência das viagens e os funcionários que viajarão. Uma boa conversa e o esclarecimento do orçamento disponibilizado pela empresa pode, inclusive, incentivar a economia de recursos. Mostrar o quanto o planejamento de toda a incursão foi árduo e, acima de tudo, bem-feito, pode incentivar o funcionário a seguir à risca tudo que foi determinado.

Novas alternativas, boas pesquisas e a economia por fim

Neste artigo, vimos como podemos economizar muito caso haja um esforço em pesquisar, em buscar novas soluções para um problema e, principalmente, percebemos que novas alternativas possuem um grande potencial quando tratamos de economia nos custos de viagem de funcionários.

É importante que, seja qual for o motivo da viagem de funcionários, ela seja tratada com seriedade como um dia ordinário de trabalho, tanto pelo trabalhador quanto pelo gestor. A viagem não pode tornar-se algo desgastante, mas sim ser tratada com uma grata mudança na rotina, como uma oportunidade, por exemplo, de estabelecer novos laços profissionais e desenvolver novas habilidades.

Hoje, temos mais recursos, informações e meios para buscar a melhor opção, o melhor custo-benefício, o preço mais baixo, e devemos estar abertos para novidades, experimentando as alternativas que forem aderentes a nosso planejamento.

Que tal conhecer outras dicas para planejar bem a viagem de funcionários de sua empresa? Para isso, confira nosso artigo sobre quais são os benefícios da boa localização na hospedagem de colaboradores.