businesswoman checking the time on watch at her office waiting for someone coming late

O tempo é relativo. Para alguns, ele passa depressa, para outros, os dias parecem render muito mais. A verdade é que o tempo é o mesmo para todo mundo, o que realmente faz a diferença é o modo como as pessoas administram suas tarefas diárias e esse recurso tão valioso.

A falta de tempo atinge mais de 60% dos brasileiros, a sobrecarga e o excesso de tarefas no trabalho são os principais motivadores. Como consequência, 30% dos profissionais do país têm ou já tiveram a chamada Síndrome de Burnout, que se trata de um cansaço físico e mental que pode causar problemas cardíacos, depressão, transtornos do sono e ansiedade, cuja causa está ligada diretamente à vida profissional.

No entanto, além dos compromissos relacionados ao trabalho, educação, família, relacionamentos, lazer e saúde competem entre si. Com a rotina corrida, tendo de conciliar e dividir o tempo entre muitos afazeres, as pessoas que conseguem administrar processos de forma eficiente costumam ser reconhecidas por sua produtividade.

O tempo é relativo? Então, aprenda algumas técnicas que ajudarão você a organizá-lo e a ser mais produtivo!

O tempo é relativo: aprenda a otimizá-lo com essas técnicas valiosas

Técnica Pomodoro

Essa técnica consiste na divisão de fluxos de trabalho de 25 minutos, com intervalos de 5 e 30 minutos. Assim, fica mais fácil estimular o foco, a agilidade e o funcionamento do cérebro. As etapas se resumem em:

  1. Listar: antes de tudo, é preciso criar uma lista de tarefas a serem realizadas.

  2. Cronometrar: programe um despertador para 25 minutos.

  3. Sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem quaisquer interrupções.

  4. Pausa: quando completar os 25 minutos executando a mesma tarefa, faça uma pausa de 5 minutos e aproveite para fazer algo que lhe traga sensação de bem-estar.

  5. Retomada: depois do intervalo, retome as atividades por mais um período de 25 minutos.

  6. Pausa longa: após realizar quatro vezes o ciclo de 25 minutos, com intervalos de 5, é necessário fazer uma pausa mais longa, de 30 minutos, e só depois recomeçar as tarefas.

  7. Tarefa concluída: só risque a tarefa de sua lista quando ela estiver 100% concluída.

Método Getting Things Done

O método Getting Things Done (GTD) consiste em 5 passos:

  1. Capturar: liste tudo aquilo que realmente merece a sua atenção.

  2. Esclarecer: analise todas as tarefas da etapa anterior e entenda se elas realmente dependem ou não de uma ação.

  3. Organizar: separe as tarefas de acordo com suas prioridades e semelhanças.

  4. Refletir: revise com frequência todas as listas feitas para garantir que não está esquecendo de nenhuma tarefa. Faça isso, no mínimo, uma vez por semana.

  5. Engajar: é o momento de executar as tarefas da lista.

Método Kanban

Utilizado por grandes empresas, esse método consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. É possível fazer isso manualmente (ou com a ajuda de um software ou app – por exemplo, o Trello). Cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo.

Por exemplo: criar um quadro com listas “iniciar” “em andamento” e “concluído”, e ir posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que vão sendo realizadas.

O tempo é relativo: organize o seu evitando os principais ladrões de tempo

O tempo é relativo e seu rendimento depende de nossa organização e planejamento. Tenha em mente que todos temos exatamente a mesma quantidade de tempo em um dia. No entanto, essas 24 horas são bastante produtivas para alguns e nem tanto para outros.

Portanto, saber organizar as tarefas para que elas sejam executadas com excelência é extremamente importante, mas, além disso, identificar os ladrões de tempo que reduzem a sua produtividade também é fundamental. A seguir, conheça os cinco principais vilões:

1. Celular

O brasileiro utiliza cada vez mais seu smartphone. Por dia, são mais de 4 horas empregadas no uso do celular. Sabemos que o tempo é relativo, e esse período pode ser utilizado para atividades produtivas ou não.

Portanto, nesse caso, a dica é estabelecer alguns horários para manusear o aparelho, o que também costuma dar certo é silenciar as notificações.

2. Internet

Apesar de ser muito útil para contribuir com as tarefas do dia a dia, a internet também pode ser uma grande vilã. De fato, existe um universo de possibilidades interessantes para ver, ouvir e interagir na internet. No entanto, navegar sem rumo fará com que você perca muito tempo, sem ao menos perceber.

3. Reuniões improdutivas

Esse tópico é destinado principalmente ao ambiente de trabalho, no qual as reuniões acontecem com frequência. Acontece que, nem sempre elas são necessárias e, muitas vezes, elas podem ser resolvidas por e-mail.

Avalie a real necessidade de convocar ou participar de uma reunião – se não for algo relevante, prefira focar em algo que seja prioridade.

4. Não saber dizer “não”

Steve Jobs fazia uma pergunta todo o dia para um dos seus principais diretores, Jony Ive: “quantas vezes você já disse não hoje?”.

Um dos grandes segredos para manter o foco, é aprender a dizer “não”. Não dá para abraçar o mundo – uma hora você vai acabar se perdendo em alguma tarefa ou não irá executá-la com excelência.

5. Falta de planejamento

Por fim, não planejar as suas ações dificultará toda a sua rotina. Já entendemos que o tempo é relativo, por isso, a nossa dica é que logo no início do dia você utilize uma das técnicas apresentadas aqui para se organizar.

Planeje o que fará primeiro, o que é prioridade, o que pode ser delegado e detecte atividades que estejam roubando seu tempo. Esse foco fará com que seu tempo renda mais e com que você alcance maior produtividade.

O tempo é relativo, mas é possível fazer uma gestão assertiva desse ativo para otimizá-lo mais em sua rotina. Aplique técnicas de administração do tempo, faça planejamentos, utilize a tecnologia a seu favor e veja os resultados!

Como você organiza o seu tempo? Já utiliza alguma das soluções que apresentamos aqui? Deixe sua mensagem nos comentários.

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