Como organizar seu espaço de trabalho para um dia mais produtivo

Diversas habilidades que são importantes para manter um bom desempenho nas empresas dependem do quão confortável e adequado é o espaço de trabalho. E isso inclui desde escritórios mais tradicionais até o home office.

Neste artigo, apresentaremos algumas dicas valiosas de como organizar seu espaço de trabalho para um dia mais produtivo. Acompanhe a seguir.

Dicas para organizar o seu espaço de trabalho

Você pode pensar em um primeiro momento que não tem tempo para a organização do espaço de trabalho, mas se realmente soubesse quanto tempo essa desorganização lhe custa, certamente iria reconsiderar.

A verdade é que ficar em um ambiente visualmente sobrecarregado, no qual não encontramos o que é necessário e que é desagradável de permanecer afeta nossa motivação e, naturalmente, nossa produtividade.

Então, chegou a hora de mudar isso! Mas tenha em mente que organizar o espaço de trabalho não significa mover pilhas de papéis da mesa para a gaveta. É preciso analisar tudo o que realmente é importante para seu trabalho, dispor os móveis e objetos em um layout que facilite seu fluxo laboral e descartar tudo aquilo que está limando sua criatividade e seu desempenho.

Há diversas ações que você pode adotar para desenvolver um ambiente mais produtivo e motivador para alcançar suas metas. Entre elas, podemos incluir:

1. Adotar a ferramenta 5S

O 5S refere-se a uma técnica criada no Japão, no ano de 1950. Ela ganhou esse nome por conta dos princípios que prega – que são cinco palavras japonesas que começam com a letra S. São elas:

1. Seiri (Classificar): equipamentos, materiais, móveis – tudo o que está no ambiente deve ser analisado para entender se eles realmente precisam estar ali.
2. Seiton (Organizar): depois de analisar e se desfazer do que não é necessário, é preciso organizar as coisas que restaram. Uma boa dica é posicionar tudo aquilo que você mais utiliza próximo de você e o que é de uso ocasional, pode ficar em armários, por exemplo.
3. Seiso (Limpar): a limpeza do espaço de trabalho também conta para a produtividade e seu bom desempenho.
4. Seiketsu (Padronizar): esse passo serve para que você realize os três primeiros S’s que vimos até aqui, em rotinas de trabalho regulares, por meio de um padrão.
5. Shitsuke (Manter): por fim, basta manter e seguir esse padrão de organização que você desenvolveu.

2. Evitar papéis

Você já ouviu a expressão “mesa desarrumada, mente desarrumada”? Ela reflete a dificuldade em se trabalhar em um ambiente repleto de coisas desorganizadas. E um dos grandes vilões disso é o acúmulo de papéis.

Acumular papéis já não é mais necessário, uma vez que boa parte dos documentos e arquivos hoje são digitais. Então, para se organizar, opte pelo recebimento de documentos por e-mail ou outras formas online sempre que possível.

E os papéis que forem necessários, organize e catalogue em pastas bem identificadas, para encontrá-los com facilidade sempre que necessário.

Lembre-se: quando sua visão geral não é confusa e perturbadora, você pode ver todas as coisas importantes que precisam de atenção, como a tarefa que precisa ser entregue com urgência ou uma proposta que demanda um retorno imediato.

3. Organizar as gavetas

Mesmo não acumulando muitos papéis, as gavetas de escritórios costumam estar sempre cheias. Lembre-se de que se você quer aumentar a sua produtividade, é necessário que encontre rapidamente as coisas que precisa. Por isso, não se esqueça: colocar a bagunça dentro da gaveta não é uma solução.

4. Ter o cesto de lixo como um aliado

Tenha sempre cestos de lixo em seu ambiente de trabalho. Essa é uma boa solução para não acumular sujeira e materiais desnecessários.

Assim, você terá a certeza de não acumular nada apenas por preguiça de procurar a lixeira mais próxima e manterá sem espaço mais asseado.

5. Manter sua mesa organizada

De acordo com uma pesquisa conduzida pelo Instituto de Neurociência da Universidade de Princeton, ter um espaço de trabalho desordenado restringe a capacidade do cérebro de concentrar e processar informações.

Assim, simplesmente retirando de sua mesa as garrafas de água, copos de café vazios, pastas de documentos antigos, etc., você pode dar um impulso ao seu cérebro e permitir que ele se concentre no trabalho e você consiga elevar sua produtividade.

Você adota alguma outra prática para organizar seu espaço de trabalho? Conte aqui nos comentários seus hacks para ter mais produtividade no dia a dia.